1 Allgemein
Die ‘Stiftung Grenslandmuseum’ verarbeitet personenbezogene Daten. Wir möchten Sie darüber deutlich und transparent informieren. In dieser Datenschutzerklärung geben wir Ihnen darum Antworten auf die wichtigsten Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die ‘Stiftung Grenslandmuseum’.

2 Was sind personenbezogene Daten?
Es gibt Daten, die etwas über Sie aussagen, z.B. Ihr Name, Adresse und Alter. Wenn solche Daten (oder eine Kombination von ihnen) zu Ihnen zurückführen können, sprechen wir über personenbezogene Daten. Zum Beispiel Ihre Adresse oder E-Mail-Adresse, aber auch Ihr Vorname zusammen mit Ihrem Geburtsdatum. Wenn Sie Dritten personenbezogene Daten überlassen, müssen Sie sicher sein können, dass diese sorgfältig damit umgehen. Fotos und Videos werden in diesem Zusammenhang auch als personenbezogene Daten angesehen.

3 Verarbeitet die ‘Stiftung Grenslandmuseum’ personenbezogene Daten?
Ja. Die ‘Stiftung Grenslandmuseum’ arbeitet mit personenbezogenen Daten von Menschen, mit denen sie direkt oder indirekt in Beziehung steht oder gestanden hat bzw. in Beziehung treten möchte. Das sind in diesem Fall folgende Datengruppen:

  1. Freunde und Sponsoren der ‘Stiftung Grenslandmuseum’ (Name, Adresse, Email-Adresse, IBAN-Kontonummer und Beitragshöhe);
  2. Vorstandsmitglieder der ‘Stiftung Grenslandmuseum’ (Name, Adresse, Email-Adresse, Telefon-Nummer und Funktion im Vorstand);
  3. Kontaktpersonen von Institutionen mit denen die ‘Stiftung Grenslandmuseum’ zusammenarbeitet wie z.B. andere Organisationen, lokale und überregionale Instanzen etc. (Name, Adresse, Email-Adresse und Telefon-Nummer).
  4. Ehrenamtliche und freiwillige Teilnehmer an den Aktivitäten der ‘Stiftung Grenslandmuseum’ (Name, Adresse, Email-Adresse und Telefon-Nummer)

4 Wer ist verantwortlich für die Bearbeitung meiner personenbezogenen Daten?
Der Verein/die Stiftung ist verantwortlich für die Bearbeitung der personenbezogenen Daten. Abhängig von den Datengruppen wurde jeweils ein anderer Verantwortlicher dafür ernannt:

  1. Freunde und Sponsoren des Grenslandmuseums:
    Der Schatzmeister der “Stiftung Grenslandmuseum” verwaltet die personenbezogenen Daten. Die Verwaltung befindet sich auf einem gesicherten Computer. Dieser Computer ist durch ein Passwort geschützt (dem Schatzmeister bekannt). Alle Sicherheits-Updates werden angewendet, sobald sie verfügbar sind. Der Computer ist außerdem mit einem ausreichenden Virenschutz ausgestattet. Sobald Änderungen am Datenbestand vorgenommen wurden, wird auch eine Sicherung der Daten vorgenommen. Dieses Backup wird auf einem gesicherten Computer gespeichert und / oder ein Backup wird auf einem USB-Stick gespeichert, der getrennt vom Computer an einem sicheren Ort aufbewahrt wird, der nur den Vorstandsmitgliedern bekannt ist;
  2. Vorstandsmitglieder, Kontaktpersonen, Administrator und ehrenamtliche Mitarbeiter: Diese Daten werden vom Schriftführer der ‘Stiftung Grenslandmuseum’ verwaltet. Es handelt sich um eine digitale Verwaltung auf einem Computer, der durch ein Passwort geschützt (nur dem Schriftführer bekannt) und mit angemessenem Virenschutz ausgestattet ist;
  3. Administrator: Der Administrator verwaltet persönliche Daten von haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeitern, Benutzern, Lieferanten und Vorstandsmitgliedern. Diese Daten werden auf einem gesicherten Computer mit Passwort und entsprechendem Virenschutz gespeichert. Bei der Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist der Administrator an die geltenden Gesetze und Vorschriften gebunden.

5 Wofür benutzt die ‘Stiftung Grenslandmuseum’ diese Daten?
Die personenbezogenen Daten, die die ‘Stiftung Grenslandmuseum’ benutzt, werden ausschließlich zu folgenden Zwecken eingesetzt:

  1. Freunde und Sponsoren: Diese Daten werden gespeichert, um die Mitgliedsbeiträge zu erheben und die Verwaltung der Freunde und Sponsoren zu ermöglichen.
  2. Vorstandsmitglieder: Diese Daten werden gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften erfasst, um bestimmen zu können, wer Entscheidungsbefugnis hat und wer für welche Aufgaben angesprochen werden kann;
  3. Kontaktpersonen: Diese Daten werden gespeichert, um im Rahmen von Ausstellungen und anderen Aktivitäten Kontakt zwecks Zusammenarbeit aufnehmen zu können.
  4. Ehrenamtliche Mitarbeiter: Diese Daten werden gespeichert, um ehrenamtliche Kräfte für diverse Aktivitäten einschalten zu können;
  5. Benutzer: Diese Daten werden zwecks Rechnungsstellung und zur Kontaktaufnahme bei Bedarf gespeichert

6 Verarbeitet die ‘Stiftung Grenslandmuseum’ auch besondere personenbezogene Daten?
Besondere personenbezogene Daten sind sensible Daten, beispielsweise bzgl. Gesundheit, Religion, Vorstrafen, ethnische oder Rassedaten. Die ‘Stiftung Grenslandmuseum’ erfasst diese Daten nicht.

7 Wie geht die ‘Stiftung Grenslandmuseum’ mit meinen personenbezogenen Daten um?
Ihre persönlichen Daten werden sorgfältig und nicht länger gespeichert, als dies für den normalen Gebrauch innerhalb des Vereins / der Stiftung oder für den Zweck, für den sie dienen, notwendig ist. Ihre persönlichen Daten werden ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht an Dritte weitergegeben. Wenn eine E-Mail an mehrere Personen gesendet wird, werden die Email-Adressen als BCC eingefügt.

8 Wer hat Einsicht in meine personenbezogenen Daten?
Abhängig von der Datengruppe sind Verantwortliche ernannt:

  1. Freunde und Sponsoren: Die Daten der Freunde und Sponsoren kann nur der Schatzmeister der ‘Stiftung Grenslandmuseum’ einsehen;
  2. Vorstandsmitglieder: Diese Daten können durch den Schriftführer/Administratorder ‘Stiftung Grenslandmuseum’ eingesehen werden;
  3. Kontaktpersonen: Diese Daten können durch den Schriftführer/Administrator der ‘Stiftung Grenslandmuseum’ eingesehen werden;
  4. Ehrenamtliche Mitarbeiter: Diese Daten können durch den Schriftführer/Administrator der ‘Stiftung Grenslandmuseum’ eingesehen werden und werden auf Anfrage den Vorstandsmitgliedern zur Verfügung gestellt, die mit der Durchführung bestimmter Aktivitäten betraut sind, für die die betreffenden ehrenamtlichen Kräfte eingesetzt werden sollen. Nur die Informationen, die zu diesem Zeitpunkt notwendig sind, werden den betreffenden Vorstandsmitgliedern zur Verfügung gestellt. Die Vorstandsmitglieder sind verpflichtet, die Vertraulichkeit dieser Daten zu wahren;
  5. Administrator: Die personenbezogenen Daten des/der Administrator(en) können eingesehen werden durch die Vorstandsmitglieder/den Schriftführer der ‘Stiftung Grenslandmuseum’.

9 Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Daten, die sich auf Ihre Mitgliedschaft beziehen, werden nach der Abmeldung in eingeschränkter Form aufbewahrt, um weiterhin statistische Informationen, wie z.B. Mitgliedsnummern, über die Jahre hinweg generieren zu können. Für die Speicherung dieser Daten gelten die gesetzlichen Bestimmungen.

10 Welche Regeln gelten bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten?
Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ist die ‘Stiftung Grenslandmuseum’ an die dafür geltende Gesetzes- und Regelverordnung gebunden.

11 Kann ich sehen, welche Daten die ‘Stiftung Grenslandmuseum’ von mir gespeichert hat?
Sie können beim Schriftführer oder Schatzmeister der ‘Stiftung Grenslandmuseum’ Einsicht in die von Ihnen gespeicherten Daten beantragen. Der Schriftführer ist erreichbar über info[at]grenslandmuseum.nl, der Schatzmeister über administratie[at]grenslandmuseum.nl.

12 An wen kann ich mich wenden mit einer Frage, Beschwerde oder Bitte um Korrektur bzw. Löschung bestimmter Daten?
Bzgl. der oben genannten Angelegenheiten können Sie sich an den Vorstand der ‘Stiftung Grenslandmuseum’ unter info[at]grenslandmuseum.nl wenden. Der Vorstand wird Ihr Anliegen gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften bearbeiten. Wenn Ihre Frage, Beschwerde oder Antrag nicht wunschgemäß behandelt wurde, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde einzureichen.

13 Änderungen
Die ‘Stiftung Grenslandmuseum’ behält sich das Recht vor, Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vorzunehmen. Es empfiehlt sich, die Datenschutzerklärung beim Sekretariat der ‘Stiftung Grenslandmuseum’ anzufordern oder diese auf der Website der Stiftung nachzulesen, damit Sie über Änderungen informiert sind. Sie können diese Datenschutzerklärung selbst speichern oder www.grenslandmuseum.nl/DE/datenschutzerklaerung einsehen.

August 2018